پنج عنصر موثر در ارتباطات سازمانی

پنج عنصر موثر در ارتباطات سازمانی

یک روز نیکول، مدیر اجرایی شرکتی در نیویرک سیتی که تحت آموزش من است، با من تماس گرفت و در حالی که صدایش خستگی و درماندگی اش را نشان می‌داد، گفت: "آدریانا، روز خیلی سختی را پشت سر گذاشته ام؛ تیم من اصلا  تمایلی به گوش کردن به من نشان نمی‌دهد. به آن‌ها گفته‌ام که امروز گزارشی که از آن‌ها خواسته بودم به من تحویل دهند؛ باید آن‌ را برای همکار اجراییمان در لندن بفرستم، اما به نظر می‌رسد که آن‌ها حرف من را نمی‌فهمند. انگار که برای یک شخص دیگر کار می‌کنند! نمی‌توانند ببینند که من چقدر سخت  تلاش می‌کنم؟ فکر می‌کنم که تنها مانده‌ام. باید چه کار کنم؟"
درماندگی نیکول نمونه ای از هزاران رهبر است که نیاز به حمایت تیم خود دارند تا به درستی عمل کنند، رشد کنند و شکوفا شوند. آن‌ها نیاز دارند تا تیمشان برای پیشرفت و نوآوری با آن‌ها همکاری کند. به‌خصوص در شرایط پراسترس که برقراری ارتباط معمولا سخت می‌شود و رهبران احساس می‌کنند که از طرف اعضای گروه خود حمایت و درک نمی‌شوند. مدیران گمان می‌کنند که تیم آن‌ها باید به خودی خود بداند که آن‌ها به چه چیزی نیاز دارند و چگونه باید با آن‌ها ارتباط برقرار کند. در اینجا به این می‌پردازیم که مدیران چه کارهایی می‌توانند انجام دهند تا راه‌های برقراری ارتباط با تیمشان را بهبود ببخشند.


پنج راه حیاتی برای ارتباطات سازمانی موثر وجود دارند:

همدلی: هنگامی که با تیم خود همدلی می‌کنید، به آن‌ها نشان می‌دهید که برایشان ارزش قائلید و به آنها توجه می‌کنید. اینکار موجب بوجود آمدن پیوند قوی‌ای بین اعضای گروه می‌شود؛ چرا که افراد سعی می‌کنند خود را جای دیگری قرار دهند، احساسات، افکار و دیدگاه‌های آن‌ها را درک کنند و از آن برای تصمیم‌گیری‌ها و هدایت امور در آینده استفاده کنند. آگاهانه تلاش کنید که خود را جای اعضای دیگر بگذارید.


برقراری ارتباطات مثبت و سازنده: تبدیل شدن به رهبری با دید مثبت برای ارتباطات سازمانی ضروری است. زبان و کلماتی که رهبران استفاده می‌کنند برای ایجاد ارتباط موثر حیاتی است. از جملات مثبت استفاده کنید.
به تجربه‌ی من اگر ذهنیت مثبتی داشته باشید، کارمندان بیشتر تمایل به گوش دادن دارند تا اینکه بخواهند مقاومت کنند. از طرفی مغز انسان درصورت دریافت انرژی مثبت توانایی بیشتری برای پذیرش داشته و بیشتر درگیر دریافت بازخوردها می‌شود. به‌عنوان مثال، به جای گفتن جمله ی" وقتی با مشتری صحبت می‌کنید، نباید چند کار دیگر هم انجام دهید" به کارمندان خود، بگویید "مطمئن شوید که وقتی مشتری به شما نزدیک می‌شود، لبخند بزنید و توجه کامل خود را به او دهید".


شفافیت: وقتی رهبر پیامی را به کارمندان خود منتقل می‌کند، این پیام باید کاملا شفاف و واضح باشد. رهبر باید هدف واضح، گام‌های روشن و روش شفافی برای ارائه داشته باشد و همگی آن‌ها باید قابل دست‌یابی باشند. وقتی رهبر به کارمندی جرات می‌دهد تا پروسه ای جهت رسیدن به هدف یا بازده خاصی را خلق کند، باید در کنار آن شرایط لازم را برای او فراهم کند و از او حمایت کند. در این نقطه شفافیت بسیار کلیدی است.


قاطعیت: قاطعیت روش موثری برای به دست آوردن اعتماد کارمندان و بهبود ارتباطات با آن‌هاست. هنگامی که قاطعانه رفتار می‌کنید، افکار و احساسات خود را واضح و مستقیم و بدون قضاوت دیگران بیان می‌کنید. رفتار قاطعانه واضح، رک و قابل احترام است. لازم است کارمندان شما احساس کنند که شنیده می‌شوند و به ایده های آن‍ها توجه می‌شود. همیشه روی وظایف تمرکز کنید، نه بر شخصیت افراد! عصبانیت، خشم و حالت دفاعی خود را مستقیم نشان ندهید و واکنش اضافی نشان ندهید. سعی کنید راه را به سمت جلو هموار کنید. دیگران را سرزنش نکنید.


درون اندیشی: هر روز 3 تا 5 دقیقه را به درون اندیشی اختصاص دهید. این به آرامش فکر و جسم شما کمک می‌کند، حواس‌پرتی شما را کم می‌کند، فضای ذهنی شما را پاک می‌کند و کمک می‌کند تا عمیق‌تر و مثبت‌تر فکر کنید.
سعی کنید به حرفی که کسی زده یا کاری که انجام داده و موجب خوشحالی شما شده است، فکر کنید. موقعیتی فراهم آورید که از او تشکر کنید. حال اگر حرفی یا کاری از کسی شما را آزرده است، فکر کنید، که با چه کسی باید آن را مطرح کنید و چگونه آن را بیان کنید. 
رهبرانی که همدل، مثبت و قاطع اند و وقت خود را صرف درون‌اندیشی می‌کنند، شانس بیشتری برای برقراری ارتباط موثر و ایجاد محیطی مثبت در سازمان دارند.
نیکول بالاخره توانست تصویر بزرگتری از پویایی تیمش به دست آورد. او توانست با وسیع کردن دید خود و تغییر آن در مواقع ضروری با اعضای تیم خود ارتباط موثر برقرار کند. او وقتی از فرضیه ساختن دست کشید و خود را در جای دیگران گذاشت، دید بهتری از تیم پیدا کرد و فرهنگ ارتباطات و انسانی پرثمرتری را ایجاد کرد.

منبع:forbes.com

ارسال دیدگاه