ده نکته کلیدی برای برقراری ارتباط موثر سازمانی

ده نکته کلیدی برای برقراری ارتباط موثر سازمانی

"ارتباط همه چیز است این جمله ایست که افراد در تمام جنبه های زندگی خود در ارتباط با افراد دیگر حس می کنند. برقراری ارتباط موثر موضوع متداولی در پس هر موفقیتی است. اما برقراری ارتباط به چه معناست؟


به طور خلاصه، ارتباط یعنی به اشتراک گذاشتن وانتقال اطلاعات و مفاهیم. اگر بخواهیم به طور ساده بیان کنیم، بدین صورت است که فرستنده یک پیام را رمزگذاری می کند و آن را می فرستد؛ سپس گیرنده آن را رمزگشایی کرده و به آن پاسخ می دهد؛ در واقع در قالب فرستنده ی جدید ظاهر می شود. پس اگر برقراری ارتباط به این سادگیست، چرا بسیاری از سازمان ها درگیر ارتباطات ناموثر هستند.
به غیر از رویدادهای متغیر و غیرقابل کنترلی که ممکن است پیش آید، ارتباط ناموثر معمولا به این علت اتفاق می افتد که ما به ندرت عوامل کلیدی در برقراری ارتباط موثر را در نظر می گیریم. به عنوان فرستنده، فاکتورهای مختلفی وجود دارند که از طریق آن ها بتوان ارتباطات سازمانی موثر سطح بالا برقرار کرد. در ادامه به 10 نکته ی پراهمیت برای رساندن پیام خود (نوشتاری یا گفتاری) می پردازیم:


1. به دنبال تناسب بگردید؛ آیا مشتریان خود را به خوبی می شناسید؟

وقتی به مخاطبی اشاره می کنیم، باید در نظر بگیریم که با چه کسی، در کجا و چرا ارتباط برقرار می کنیم؛ باید به تمام جزئیات مرتبط با او اعم از وضعیت کسب وکار، وضعیت فعلی ذهنی و غیره دقت کنیم. مهم است که پیام و نوع بیان آن را متناسب با واقعیت ، نیازها و علایق مخاطبان تنظیم کنیم. 


2. ارتباط را بررسی کنید؛ آیا مخاطب شما ارتباط خود با پیام شما را می دانند؟

هنگامی به طور همزمان به چند نفر اشاره می کنید، این احتمال وجود دارد که هر کدام از آن ها گمان کند که پیام شما برای دیگران است و بالعکس. این بسیار مهم است که پیام خود را طوری بیان کنیم که مخاطب ما ارتباط خود را با پیام ما پیدا کند. اگر گروه A پیامی را دریافت می کند تا به آن پاسخ دهد، و گروه B پیام ما را تنها جهت اطلاع دریافت می کند، حیاتی است که این موضوع برای هر کدام از این گروه ها روشن شود.


3. ساختار را چک کنید؛ آیا پیام خود را به درستی شروع می کنید و به خوبی به پایان می رسانید؟


مهمترین اجزای یک پیام قسمت آغازین (مقدمه) و قسمت پایانی (نتیجه گیری) آن است. مقدمه ی موثر به گیرنده اجازه می دهد تا خود را به خوبی برای باقی پیام آماده کند. همچنین یک نتیجه گیری موثر موجب می شود تا گیرنده آن طور که باید پیام را برای خود تفسیر و جمع بندی کند. به قول معروف حرفی که می خواهی بزن، بعد توضیح بده که چه گفتی".


4. حواستان به شفافیت باشد؛ آیا ممکن است صحبت های شما نکاتی داشته باشد که مخاطب آن ها را اشتباه برداشت کند؟

هرچه ابهام در پیام ما بیشتر باشد، امکان برداشت اشتباه از سخنان ما بیشتر خواهد بود و بالتبع عواقب آن نیز بیشتر خواهد بود. یکی از مقاصد اصلی ما در ارتباط موثر به حداقل رساندن برداشت اشتباه است. به همین خاطر، ما باید طرز تفکر مخاطب خود را در نظر بگیریم: آیا اگر من این پیام را دریافت کنم، سوالی درمورد شفافیت آن برایم پیش خواهد آمد؟"
به طور خلاصه، قبل از پیش آمدن هرگونه ابهامی پاسخ سوال های چه کسی چه چیزی کجا چه موقع چراو چگونه را در سخنان خود مشخص کنید.


5. از پیام خود حفاظت کنید.

تهدیدهای بیشماری در برابر ایجاد یک ارتباط موثر وجود دارد که ما به آن ها پارازیت می گوییم. از جزئیات بی ارتباط با پیام شما گرفته تا هکلر ها (هکلر به شخصی گفته می شود که معمولا در سخنرانی ها تمرکز گوینده را با اظهارنظرهای پرخاشگرایانه یا اهانت آمیز برهم می زند). این حیاتی است که ما بتوانیم این گونه موانع را حذف کنیم تا از پیام اصلی خود محافظت کنیم.


6. زمان بندی کنید؛ آیا اکنون بهترین زمان برای انتقال پیام شماست؟

ظرفیت هر کسی برای دریافت یک پیام به طور مناسب در طول روز و هفته متفاوت است و بسته به جریان کسب و کار و روتین و غیره نوسان میکند. بسیار مهم است که ما بتوانیم اهمیت پیام خود را با شرایط و احتمال پذیرش آن از سوی افراد هماهنگ کنیم. اگر اهمیت پیام ما بالاست، با توجه به اینکه بیشتر کارکنان میانه ی اولین روز کاری در دفترکار حضور دارند، بهترین زمان انتقال پیام است. همچنین اگر پیام ما اهمیت بالایی ندارد، بعد ازظهر آخرین روز کاری زمان مناسبی برای انتقال پیام است.


7. مفاهیم را بررسی کنید؛ زمانبندی من در انتقال پیام چه چیزی را به مخاطب می رساند؟

زمان بندی و نوسان تنها بر ظرفیت مخاطب در دریافت پیام تاثیر نمی گذارند، بلکه دربرگیرنده ی مفهوم خاصی نیز هستند. به عنوان مثال، ممکن است فردی با ارسال ایمیلی، ساعت 7 شب روز تعطیل گمان کند که به مخاطب خود این مفهوم را می رساند که بسیار کاری و تلاشگر است؛ در صورتی که ممکن است مخاطب این عمل او را بی توجهی به وقت شخصی برداشت کند. بنابراین، سعی کنید به این موضوعات بی توجه نباشید.


8. پیام خود را ساده بیان کنید؛ به این فکر کنید که آیا پیام من ساده، جامع و سرراست است؟

هر کلمه ای که استفاده می کنید بر مخاطب شما تاثیر می گذارد. هر نکته ای و یا هر جمله می تواند می تواند به پیام شما قدرت بخشد و یا موجب شود که مخاطب تمایل خود به گوش دادن را کاملا از دست دهد. سادگی در کلام نقش مهمی در انتقال پیام اصلی ما بازی می کند. به قول معروف، کم گوی و گزیده گوی!


9. به دنبال احترام باشید؛ آیا پیام شما مستقیم و قابل احترام است؟

بسیاری از رهبران با استفاده از زبان دوپهلو و سطحی خواه ناخواه از ارزش پیام خود کم می کنند. به عنوان مثال، یک نفر ممکن است بگوید شاید نظر شما را درمورد برخی صورتحساب ها بخواهیم اما شخص دیگری ممکن است این مفهوم را بدین شکل بیان کند من می خواهم 20 دقیقه از وقت شما را بگیرم تا از توصیه های شما در مورد افزایش کارایی در روند حسابرسی به صورتحساب ها بهره ببرم اگرچه پیام باید متناسب با هر مخاطب باشد، اما مهم است که مراقب جملات خود باشیم تا از احترام به مخاطب کم نکنیم.


10. قصدیت پیام خود را بررسی کنید؛ آیا از ارسال این پیام قصد خاصی دارید؟


وقتی سعی در ارسال پیامی داریم، مهم است که قصد و نیت ما از ابتدا تا انتها ثابت بماند. حین ایجاد ارتباط با چندین نفر، این احتمال وجود دارد که پیام در مسیر نادرستی قرار گیرد و به خوبی منتقل نشود. به عنوان مثال، ممکن است به دنبال یک پیام دستوری، یک سری بحث های اکتشافی صورت گیرد که در طی آن ها مخاطب ممکن است سردرگم شود و نکته ی اصلی را دریافت نکند. بنابراین مهم است که ما سعی کنیم از نکته ی اصلی دور نشویم، یا حداقل دلایل خود برای دور شدن از آن را بدانیم.

ده نکته ای که در بالا به آن پرداختیم بیشتر بر نقش ما به عنوان فرستنده ی پیام تاکید داشت، اما درنظر گرفتن ها هنگام دریافت پیام ما را به گیرنده های آگاه تری تبدیل می کند و این به بالا رفتن سطح ارتباطات سازمانی موثر کمک می کند.

منبع:forbes.com

ارسال دیدگاه