به نظر می‌رسد که همه‌گیری کرونا تا آینده‌ی نامعلومی با ما همراه خواهد بود و این مسئله هاله‌ای از ابهام برای نیروهای کار به همراه آورده است. افراد نگران سلامتی خود و خانواده هایشان هستند و مسائلی مانند تحصیلات فرزندان ذهن آنها را درگیر کرده است. در عین حال، دغدغه‌های کاری مانند امنیت شغلی، حفظ سلامتی حین رفت و آمد بین منزل و محل کار، دشواری‌های دورکاری نظیر نداشتن تعاملات انسانی و نگرانی برای بقای شرکت به حداکثر خود رسیده است. چنین نگرانی‌هایی اضطراب قابل توجهی ایجاد می‌کنند و می‌تواند تاثیرات منفی بر سلامتی بگذارد. انسان‌ها انعطاف‌پذیر اند و می‌توانند یاد بگیرند تا با شرایط کناربیایند؛ به‌ویژه زمانی که مدیریت موثر رهبری موجب کاهش اضطراب حاصل از شرایط کاری می‌شود. به‌طور گسترده‌تر، اقدامات رهبری بر میزان اعتماد کارمندان و سایر ذی‌نفعان در شرکت و توانایی کارکنان در تلاش برای رسیدن یه نتایج استراتژیک تاثیر دارد.
مدیریت یک بحران نیازمند رهبری توانمند است. با این حال، داده‌های حاصل از نظرسنجی نشان می‌دهد که رهبران باید بهتر از این عمل کنند. نظر سنجی شرکت مشاوره مدیریت Gallup که در ابتدای شروع همه‌گیری COVID-19 در ماه مارچ انجام شد، نشان می‌دهد که تنها 38% از کارمندان در آمریکا اطمینان داشتند که رهبری سازمانشان می‌تواند با موفقیت از پس چالش‌های بوجود آمده بربیاید. به علاوه، این کارمندان از تاثیر همه‌گیری بر شغلشان اضطراب داشته و 75% آنها نگران تاثیر منفی کرونا بر شرکت خود بوده اند. اکنون که بیش از یک سال از شروع همه گیری گذشته، سازمان‌های بسیاری هنوز با کمبود عزت نفس مواجه اند. شرکت ارتباطی پیشرو Edelman، اخیرا طی گزارشی اعلام کرده است که تنها 49% کارمندان در جهان و 46% از کارکنان در آمریکا بر این باورند که کسب و کار آنها به خوبی پیش می‌رود یا اقدامات امنیتی برای حفاظت از کارمندان و مشتریان توسط سازمان ها به خوبی به کار گرفته می‌شود. همچنین تنها 29% گمان می‌کنند که مدیرعاملان در پاسخگویی به نیازمندی های مرتبط با این همه‌گیری بسیار عالی عمل می‌کنند.
در پس زمینه‌ی این بحران، بیش از هر زمان دیگری، کارمندان به راهنمایی دقیق و صادقانه ی رهبران خود نیاز دارند. برنامه‌ریزی دقیق که امری حیاتی است، عزت نفس سازمانی ایجاد می‌کند. در عین حال، برقراری ارتباط عالی بین این برنامه‌ریزی‌ها به منظور از بین بردن ترس و اعتمادسازی امری ضروری است. همچنین نیاز به کنشگرایی اهمیت بسیار بالای دارد. هرگز اجازه ندهید که کارکنانتان به علت نگرانی از بحران سراغ شما بیایند. اینکه در شرایط ناپایدار نتوانید به اندازه ی کافی به کارمندانتان اطلاع‌رسانی کنید برای عزت نفس سازمانی بسیار گران تمام خواهد شد. رهبران به هنگام وقوع هر بحرانی باید در جلوی صف مقابله قرار گیرند و هر پیشامد ناگواری را در این شرایط جدید پیش‌بینی کرده و برای آن برنامه‌ریزی کنند.
برقراری ارتباط سریع و موثر با کارمندانتان، نیروی‌کاری مطلعی ایجاد می‌کند که دربرابر شرایط ناپایدار و نامطمئن از خود انعطاف بیشتری نشان می‌دهند. بسیاری از شرکت ها گمان می‌کنند که بهتر است به هنگام بحران ارتباطات خود را به خارج از سازمان و بر مشتریان و ارائه‌دهندگان خدمات معطوف کنند. با این حال، به روز نگه داشتن نیروی کارتان نیز بسیار پراهمیت است. برقراری ارتباط موثر با افراد نه تنها اطمینان بیشتری در کارمندان بوجود می‌آورد، بلکه تمامی آنها چه در ارتباط مستقیم با مشتریان شما باشند و چه با ذی‌نفعان یا خدمات دهندگان به شما در تعامل باشند، تبدیل به سخنگوهای برند شما خواهند شد. در هر بحرانی، رهبر باید اطلاعات صحیح را در اختیار کارمندان خود قرار دهد، تا آنها بتوانند به خوبی و با اعتماد به نفس کافی آن را چه در داخل سازمان و چه در خارج با دیگران به اشتراک بگذارند.
مدیر عامل و تیم مدیران ارشد به همراه منابع انسانی و سایر اعضای گروه مدیریت بحران باید توسط یک استراتژی ارتباطی یکپارچه و واضح محتوای پیام‌رسانی شما را توسعه دهند، به طوری که امنیت کارمندان در ارجحیت قرار گیرد. برقراری ارتباط صحیح، مداوم و به موقع باید به بهترین شکل ممکن و با توجه به شرایط ایجاد شود. یک سیستم تحویل موثر باید اطمینان حاصل کند که پیام حاوی اطلاعات صحیح به سرعت لازم به کارمندان برسد. جلسات حضوری که رویکردی عالی برای برقراری ارتباط به شمار می‌رئد، امروزه عملا غیرممکن شده است. با این حال، کنفرانس‌های ویدیویی، پیام‌های صوتی، ایمیل، شبکه‌های اجتماعی، اینترانت شرکت و پیام از طرف مدیرعامل و سایر رهبران ارشد جای جلسات حضوری را به خوبی پر کرده‌اند. به ویژه در شرایط ناپایدار، رهبران باید با تمام افراد زیر دست و بالا دست و افراد خارج از شرکت ارتباط خود را حفظ کنند. این دومین مسئله ای است که ما در کتاب "شش اصل موفقیت" به آن پرداخته ایم. پس از گذشت سال‌ها همچنان می‌توان به‌خوبی با این اصل ارتباط برقرار کرد. در حالی که به اشتراک گذاشتن اطلاعات صحیح با افراد بسیار مهم است، سرعت نیز اهمیت بالایی دارد. آنچه که می‌دانید را به دیگران انتقال دهید و چیزی را که به آن اشراف ندارید، واضح بیان کنید. اگر سازمان شما در مرحله‌ی توسعه‌ی یک استراتژی است تا قدم‌های بعدی خود را در بحران مشخص کند، اما هنوز به مرحله ای از آمادگی نرسیده تا سایرین را در جریان آن قرار دهید، آنها را مطلع سازید که این اقدامات در دست بررسی است و به زودی جزئیات بیشتر را با آنها به اشتراک خواهید گذاشت. از تخلیه اطلاعاتی بپرهیزید. هنگامی که اطلاعات سازمانی در دسترس نیست، شایعات حتی سریع‌تر از ویروس واقعی پخش می‌شوند. به منظور حفظ یکپارچگی در سازمان اطلاع رسانی به افراد را به طور همزمان انجام دهید. مخاطبان داخلی شما، بسته به کار و اینکه چگونه شرایط به وجود آمده بر آنها تاثیر دارد، ممکن است به اطلاعات مختلفی نیاز داشته باشند. با اینکه کارفرمایان باید به طور مداوم با اعضای شرکت در ارتباط باشند، بعید به نظر می‌رسد که کارمندان درک متفاوتی از پاسخگویی سازمان به شرایط پیش آمده داشته باشند. بدین ترتیب، همه ی افراد در خواهند یافت که به طور برابری با آنها رفتار می‌شود.
بخش منابع انسانی، که روزانه در تعامل با کارمندان است، باید مسئولیت ارتباط دوجانبه در شرایط سخت را عهده دار شود. بواسطه ی این بخش رهبران شرکت متوجه خواهند شد که کارمندان چگونه کار می‌کنند و کارکنان نیز می‌توانند نگرانی های خود را به راحتی مطرح کنند. بدین صورت، آنها می‌توانند پیشامد‌های پیش بینی نشده‌ی منفی و مثبت، تجربه‌های بدست آمده و تغییراتی که باید انجام شود را با رهبران مطرح کنند.
تاکید می‌کنم، کنشگر باشید. به طور مکرر سیستم پیام‌رسانی را چک کنید تا متوجه شوید که آیا کارمندان اطلاعات مورد نیاز خود را دریافت می‌کنند یا خیر. مشارکت کارکنان در پروسه ی معاشرت و ارتباطات شما باعث افزایش اطمینان و اعتماد در آنها شده و تمایل به همکاری را در آنها بیشتر می‌کند. شنیده شدن افراد موجب می‌شود که آنها در ساختن فرهنگی قدرتمند سهیم شوند. بدین ترتیب، مقاومت آنها در مواجه با شرایط دشوار بیشتر می‌شود و متعاقبا ثبات ایجاد می‌شود.
به یاد داشته باشید، در هر بحرانی، کارمندان شما می توانند منبع اطلاعاتی قابل اطمینانی برای مشتریان، سایر ذی‌نفعان و اجتماع باشند. شما با ارائه دادن اطلاعات صحیح، به موقع و باکیفیت به کارکنانتان، به آنها کمک می‌کنید تا آنچه را که نیاز دارند بدانند و بتوانند با افراد دیگر از جمله مشتریان شما به اشتراک بگذارند. افراد مختلف به صحبت های کارمندان شما اعتماد می‌کنند و همین صحبت‌ها می‌توانند بواسطه ی شبکه‌های اجتماعی در اختیار تعداد بسیار زیادی از مخاطبان قرار گیرند. افراد شما در زمان‌های بحرانی که مشتریان به اطلاعات احتیاج دارند، می‌توانند بسیار کمک کننده باشند و به عبارتی صدای شرکت شما باشند. در واقع ، کارمندان شما سفیرهای مورد اعتماد شرکت هستند، بنابراین در این دوره ی بسیار سخت با احترام با آنها رفتار کنید و بر روی احتیاجات آنها تمرکز کنید.
منبع:forbes.com